Kalibrasyon Laboratuvarı Risk ve Fırsat Analizi Örneği
Aşağıdaki tablo, kalibrasyon laboratuvarlarında karşılaşılabilecek risklerin nasıl tanımlanabileceğini göstermek amacıyla hazırlanmıştır.
Risk puanları örnektir. Her laboratuvar olasılık, etki, mevcut kontroller ve kabul kriterlerini kendi faaliyetlerine göre değerlendirmelidir.
Örnek hesaplama:
Risk puanı = Olasılık × Etki
1–4: Düşük
5–9: Orta
10–15: Yüksek
16–25: Kritik
| No | Süreç | Risk | Mevcut kontrol | O | E | Puan | Planlanan faaliyet |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Personel | Kritik kalibrasyon alanında yalnızca bir yetkili personel bulunması nedeniyle hizmetin durması | Görev planı | 3 | 4 | 12 | İkinci personelin eğitilmesi ve yetkilendirilmesi |
| 2 | Yetkilendirme | Güncel olmayan yetki listesi nedeniyle yetkisiz personelin işlem yapması | Yetki formları | 2 | 5 | 10 | Yazılımda personel-metot yetki kontrolü oluşturulması |
| 3 | Tarafsızlık | Müşteri veya satış baskısı nedeniyle uygunluk kararının değiştirilmesi | Tarafsızlık taahhüdü | 2 | 5 | 10 | Teknik kararların satış sürecinden ayrılması ve karar kuralının sabitlenmesi |
| 4 | Referans cihaz | Referans cihazın kalibrasyon süresinin geçmesine rağmen kullanılması | Cihaz takip listesi | 2 | 5 | 10 | Otomatik süre uyarısı ve kullanım engeli oluşturulması |
| 5 | Referans cihaz | Sertifikadaki düzeltme değerinin kullanılmaması nedeniyle hatalı sonuç verilmesi | Sertifika kabul kontrolü | 3 | 5 | 15 | Düzeltmelerin hesaplama yazılımına kontrollü aktarılması |
| 6 | Taşıma | Yerinde kalibrasyona götürülen referans cihazın darbe görmesi | Taşıma kutusu | 3 | 4 | 12 | Taşıma öncesi ve sonrası ara kontrol uygulanması |
| 7 | Ortam | Sıcaklık veya nem limit dışındayken ölçüme devam edilmesi | Ortam kayıt formu | 2 | 4 | 8 | Limit aşımında yazılım uyarısı ve kayıt kilidi |
| 8 | Metot | Eski metot revizyonunun kullanılması | Kontrollü doküman listesi | 2 | 4 | 8 | Eski sürümlerin erişimden kaldırılması ve revizyon bildirimi |
| 9 | Metot | Müşteri cihazına uygun olmayan ölçüm noktalarının seçilmesi | Talep inceleme formu | 3 | 4 | 12 | Ölçüm noktalarının teklif aşamasında müşteriyle onaylanması |
| 10 | Belirsizlik | Excel formülünün yanlış hücreyi kullanması nedeniyle hatalı belirsizlik hesaplanması | İkinci kontrol | 2 | 5 | 10 | Dosya validasyonu, hücre kilitleme ve bilinen veri setiyle test |
| 11 | Kayıt | Elektrik kesintisi nedeniyle ham ölçüm verilerinin kaybolması | Günlük yedekleme | 3 | 4 | 12 | Otomatik kayıt, kesintisiz güç kaynağı ve yedek geri yükleme testi |
| 12 | Sertifika | Yanlış seri numarasının sertifikaya yazılması | Teknik kontrol | 3 | 4 | 12 | Cihaz kabul fotoğrafı ve barkoddan otomatik bilgi aktarımı |
| 13 | Sertifika | Akreditasyon kapsamı dışındaki işlemde akreditasyon işaretinin kullanılması | Sertifika şablonları | 2 | 5 | 10 | Kapsam koduna göre otomatik şablon seçimi |
| 14 | Bilgi güvenliği | Yetkisiz kişinin müşteri ve sertifika kayıtlarına ulaşması | Kullanıcı şifreleri | 2 | 5 | 10 | Rol bazlı erişim, iki aşamalı doğrulama ve erişim kayıtları |
| 15 | Tedarik | Referans cihazın dış kalibrasyonunun gecikmesi nedeniyle hizmetin durması | Yıllık plan | 3 | 3 | 9 | Yedek referans cihaz veya alternatif hizmet sağlayıcı belirlenmesi |
| 16 | Sonuç geçerliliği | Ara kontrol sonucunun limit dışında çıkmasına rağmen etkinin değerlendirilmemesi | Ara kontrol formu | 2 | 5 | 10 | Otomatik uygunsuz iş kaydı ve geçmiş sertifikalara etki analizi |
| 17 | Müşteri kabulü | Cihazın hasarlı teslim alındığının kaydedilmemesi nedeniyle anlaşmazlık oluşması | Cihaz kabul formu | 3 | 3 | 9 | Fotoğraflı cihaz kabul ve müşteri onayı |
| 18 | Şikâyet | Şikâyetin teknik süreci yöneten kişi tarafından taraflı değerlendirilmesi | Şikâyet prosedürü | 2 | 4 | 8 | Bağımsız değerlendirme ve çıkar çatışması kontrolü |
| 19 | İş yükü | Yoğunluk nedeniyle ikinci kontrollerin yüzeysel yapılması | İş planı | 4 | 4 | 16 | Kapasite limiti, iş yükü takibi ve zorunlu kontrol alanları |
| 20 | Arşiv | Sertifika ve ham verilerin saklama süresinden önce silinmesi | Arşiv planı | 2 | 4 | 8 | Saklama kuralları, otomatik arşiv ve silme yetkisi kontrolü |
Örnek fırsat tablosu
| No | Fırsat | Beklenen fayda | Gerekli faaliyet | Başarı göstergesi |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sertifika bilgilerinin otomatik aktarılması | Veri giriş hatalarının azalması | Müşteri ve cihaz portalı kurulması | Sertifika revizyonlarında azalma |
| 2 | İkinci personelin yetkilendirilmesi | Hizmet sürekliliği ve kapasite artışı | Eğitim ve gözlem planı | Bekleyen iş sayısında azalma |
| 3 | Kontrol grafiklerinin dijital izlenmesi | Referans cihaz sapmalarının erken görülmesi | Otomatik grafik ve uyarı sistemi | Limit dışı durumların erken tespiti |
| 4 | Sertifika QR doğrulaması | Sahte veya eski sertifika kullanımının önlenmesi | Online doğrulama sayfası | Doğrulanan sertifika sayısı |
| 5 | Müşteri cihaz geçmişinin analiz edilmesi | Kalibrasyon periyodunun daha doğru belirlenmesi | Geçmiş sonuç karşılaştırması | Risk bazlı periyot önerisi sayısı |
| 6 | Çapraz personel eğitimi | Tek personele bağımlılığın azalması | Yetkinlik geliştirme programı | Birden fazla yetkili bulunan alan sayısı |
| 7 | Saha kontrol çantası hazırlanması | Eksik aksesuar nedeniyle iş tekrarının azalması | Standart ekipman listesi | Tekrar ziyaret sayısında azalma |
| 8 | Yedekleme geri yükleme testleri | Veri kaybı sonrası hızlı toparlanma | Üç aylık kurtarma testi | Başarılı geri yükleme oranı |
| 9 | Yeni kapsam geliştirme | Yeni müşteri ve teknik yeterlilik | Fizibilite, cihaz ve personel planı | Kapsama eklenen faaliyet |
| 10 | Dijital talep incelemesi | Yanlış cihaz ve ölçüm noktası seçiminin azalması | Zorunlu teknik alanları olan form | Teklif sonrası değişikliklerde azalma |
Risk kaydı için önerilen alanlar
Kendi formunuzu oluştururken şu sütunları kullanabilirsiniz:
Risk numarası
Süreç
Riskin tanımı
Riskin nedeni
Muhtemel sonucu
Etkilenen faaliyet
Mevcut kontroller
Olasılık
Etki
Başlangıç risk puanı
Risk seviyesi
Planlanan faaliyet
Sorumlu
Hedef tarih
Tamamlanma tarihi
Faaliyet kanıtı
Faaliyet sonrası olasılık
Faaliyet sonrası etki
Kalan risk puanı
Etkinlik sonucu
Sonraki değerlendirme tarihi
Kullanım notu
Bu tablo doğrudan kopyalanıp imzalanacak hazır bir risk analizi olarak kullanılmamalıdır.
Her laboratuvar:
Kendi personel yapısını,
Akreditasyon kapsamını,
Referans cihazlarını,
Yerinde ve laboratuvar içi faaliyetlerini,
Kullandığı yazılımları,
Önceki hata ve şikâyetlerini,
Müşteri ve yasal şartlarını
dikkate alarak risklerini yeniden belirlemelidir.
Başka bir laboratuvarın risk tablosunu değiştirmeden kullanmak, önemli risklerin gözden kaçmasına ve gerçekte bulunmayan risklere gereksiz kaynak ayrılmasına neden olabilir.
Soru: Tablodaki risklerden hangisi laboratuvarınız açısından en yüksek önceliğe sahiptir?